Soms staat alles in een tekst wat erin moet staan, en toch zou je hem niet zo versturen. De zinnen zijn lang. De woorden zijn net wat te plechtig. En iedere alinea eindigt alsof er een speech moet worden afgesloten. Je herkent je eigen stem er nauwelijks in.
Je kunt AI helpen om dichter bij jouw manier van schrijven te komen. Daarvoor is “maak dit menselijker” meestal te vaag. Wat wil je precies houden, wat wil je veranderen en voor wie schrijf je? Met die keuzes wordt herschrijven een stuk gerichter.
Schrijf eerst op wat je zelf wilt zeggen.
Begin desnoods met een rommelig lijstje. Welke boodschap moet de lezer onthouden? Wat moet die persoon daarna doen? Welke details mogen niet verdwijnen? Dat lijstje geeft de tekst inhoud. Een tool kan zinnen voor je ordenen, maar weet niet vanzelf waarom deze mail of dit bericht voor jou belangrijk is.
Neem een bericht over een bijeenkomst. “We organiseren een inspirerend evenement” zegt weinig. Vertel liever wie er komt, wat iemand er kan doen en waarom je juist die spreker hebt gevraagd. Zulke details maken een tekst eigen. Je hoeft daar geen extra enthousiaste bijvoeglijke naamwoorden overheen te leggen.
Geef ook aan welke feiten vaststaan. Als de tijd of de locatie nog niet bekend is, laat dan een invulveld staan. Een vloeiende eerste versie mag nooit een reden zijn om ontbrekende informatie maar te laten verzinnen. Die informatie vul je zelf aan zodra je haar hebt.
Laat horen hoe jij normaal schrijft.
“Warm en professioneel” kan voor de ene lezer iets heel anders betekenen dan voor de andere. Geef liever een kort voorbeeld van je eigen formulering. Misschien begin je meestal direct met de vraag, gebruik je gewone woorden en sluit je af met een korte zin. Benoem dat.
“Herschrijf dit bericht voor mijn studiegenoten. Houd alle afspraken en tijden hetzelfde. Gebruik gewone woorden, wissel korte en langere zinnen af en spreek de lezer aan met je. Mijn toon lijkt op: ‘We spreken donderdag af om de taakverdeling door te nemen. Kun je vooraf je ideeën sturen?’ Voeg geen nieuwe feiten toe.”
Kijk vervolgens naar wat er is veranderd. Soms wordt de tekst onbedoeld veel losser dan je wilde. Je kunt dan bijsturen: de opening mag direct blijven, maar grapjes passen hier niet. Of vraag om alleen de middelste alinea aan te passen. Je hoeft een goede zin niet weg te gooien omdat ergens anders de toon schuurt.
Een natuurlijke tekst hoeft trouwens niet expres foutjes te bevatten. Je kunt helder schrijven en toch als jezelf klinken. Variatie komt vooral uit de manier waarop je gedachten zich ontwikkelen: een korte reactie, een uitleg, een voorbeeld en soms een vraag die de lezer echt verder helpt.
Lees de laatste versie hardop.
Je hoort vaak sneller dan je ziet waar een zin niet lekker loopt. Adem je halverwege een alinea bijna niet meer? Splits een zin. Klinkt een woord alsof je het alleen in een brochure zou tegenkomen? Zoek een gewone formulering. En als drie zinnen hetzelfde punt maken, is één duidelijke zin misschien genoeg.
Lees daarna alsof je de ontvanger bent. Begrijp je meteen waarom je dit krijgt? Staat de gevraagde actie op een logische plek? Kan iemand reageren zonder eerst drie dingen te moeten navragen? Een vriendelijke tekst kan nog steeds onduidelijk zijn over een deadline of een afspraak.
Controleer ook of de inhoud overeind is gebleven. Een herschrijving kan een voorbehoud zachter maken, een toezegging groter laten klinken of een detail weglaten dat voor jou juist belangrijk was. Vergelijk daarom de uiteindelijke versie met je oorspronkelijke lijstje. Je hoeft daarvoor niet iedere zin terug te veranderen.
Rond af met een kleine eigen ingreep. Zet een formulering terug die je zelf graag gebruikt, voeg het concrete voorbeeld toe dat alleen jij kent of maak de afsluiting korter. Het resultaat moet passen bij de situatie én bij degene die het verstuurt. Pas wanneer je zelf achter de tekst staat, is hij klaar.
Geef een reactie